La machine à café en entreprise
un outil stratégique

La machine à café en entreprise est un outil stratégique largement sous estimé !

Si vos équipes ont chacune leur propre machine à café dans leur bureau, il est temps de réagir. C’est le signal qu’elles travaillent en silo, ne se mélangent pas et, sans doute, ne se connaissent pas vraiment.

Si vous trouvez que les informations circulent mal, il est temps de repenser votre organisation autour de la machine à café. C’est LE lieu où vos collaborateurs discutent librement, partagent des informations et trouvent de bonnes idées.

Comment aménager l’espace ?

Une machine à café, bien sûr. Des fauteuils pour prendre du temps. Des plantes vertes pour égayer l’espace. De la lumière naturelle pour le moral. Un tableau blanc pour noter des messages clés. Des panneaux d’affichage pour épingler des documents d’information.

Voilà, vous venez de créer un espace convivial et chaleureux, terreau fertile d’une collaboration réussie en équipe.

Au fil des jours, vous aurez la surprise de voir vos collaborateurs prendre le temps de discuter de manière informelle sur un dossier, d’apprendre à faire connaissance. Et, de facto, d’apprendre progressivement à travailler en transversalité.

Cela implique de supprimer les machines à café qui trainent dans les bureaux. Et de proposer du café gratuit. C’est la base…

Ce qu’il ne faut surtout pas faire

Beaucoup d’entreprises installent des machines à café dans des couloirs. Ces lieux de passage sont généralement froids et étroits.

Résultat ? Vos collaborateurs prennent leur café pour le boire tranquillement dans leur bureau. Ils s’enferment. Puis ils installent une machine dans leur propre bureau.

Personne n’en ressort gagnant. Vos équipes n’apprennent pas à se connaître, à s’apprécier et à poser les bases d’une collaboration basée sur le respect et la confiance.

Mais en plus, ils finissent, pour la plupart, par apprécier d’être « enfermés » dans leur coin et de juste “faire leurs heures”. Sans se proposer pour donner un coupe de main aux collègues en difficultés.

C’est un cercle vicieux qui s’installe bien vite…

La force du rituel autour de la machine à café

Si vos équipes sont installées dans des bâtiments différents, instaurez des rituels une fois par semaine.

Pourquoi pas “l’instant café” du vendredi matin ? Tout le monde est plus détendu le vendredi matin, et heureux de voir arriver le week-end. Mais c’est également le jour où il faut boucler les dossiers, échanger avec les collègues pour valider un point ou vérifier une information.

Je vous conseille de fournir quelques viennoiseries. De donner un horaire fixe, sur une plage horaire d’une heure maximum. Pourquoi pas de 8h30 à 9h30 ?

Vous pouvez même suggérer un thème de discussion pour que vos collaborateurs échangent sur un sujet important ; ou bien pour lequel vous avez besoin de vous nourrir d’idées nouvelles.

Mais le small talk fonctionne aussi très bien. Il permet notamment de déminer des conflits, de rétablir une certaine harmonie entre les équipes lorsque des tensions se sont accumulées tout au long de la semaine.

Les « Random coffees » pour rencontrer des collègues

Pour réseauter en entreprise, les « random coffees » – cafés aléatoires – font tomber les cloisons symboliques entre les différents service.

Le concept est simple : vous choisissez au hasard (ou pas…) 6 personnes qui prendront le café ensemble, à un moment déterminé de la journée. L’avantage, c’est que ces cafés aléatoires peuvent être organisés en présentiel ou en visioconférence.

Quel est le but recherché ?

Les random coffees permettent à des collègues de services différents de faire connaissance, de partager des idées et des informations. Ces échanges posent les bases d’une collaboration basée sur l’écoute, le partage et la confiance. Ils permettent de faciliter la mise en place de groupes en mode projet.

Vous pouvez proposer un thème de discussion, sur des sujets de la vie quotidienne, des sujets plus personnels (sans aller trop loin) ou encore des challenges. Quelques exemples que j’aime bien pour apprendre à mieux se connaître : « quelle valeur est fondamentale pour vous au travail ? Quel métier souhaitiez-vous faire lorsque vous étiez enfant et pourquoi ? Ou vous voyez-vous dans 10 ans ? »

Les cafés-débats : l’outil du mode projet

Vous avez besoin que votre équipe s’empare d’un dossier en mode projet ? Organisez une série de cafés-débats sur le sujet concerné. Un minimum de 3, avec des problématiques différentes à chaque séance. Il existe de nombreux outils de coaching d’équipe pour faire émerger une bonne dynamique, sans tomber dans les échanges insipides.

Vous pourrez faire émerger de bonnes idées, au fil des rencontres.

C’est également un bon moyen de repérer des personnes intéressées et engagées. Et parfois, vous pourriez découvrir de vraies talents. Ce sera l’occasion de leur proposer de s’associer à la mise en place du projet.

Bien entendu, quand je parle de machine à café, n’oublions pas les consommateurs de thé ! Une bouilloire est aussi un outil indispensable.

Comment gérer les accros de la machine à café ?

Ce n’est pas parce que 5% de vos collaborateurs abusent des pauses qu’il faut priver l’ensemble de votre équipe d’un espace café convivial.

Il peut être parfois aussi simple de faire passer quelques messages aux accros de la machine à café, qui adorent discuter longuement avec les collègues. Un feedback bien mené permet généralement de faire passer le message.

A vous d’instaurer des règles souples et adaptables, voire de les afficher. Sans pour autant tomber dans l’hyper contrôle ! Les temps de pause sont réglementés.

Pourquoi ne pas demander à vos représentants du personnel de rédiger et d’afficher une charte d’utilisation de l’espace café, si vous remarquez des abus ?

Mais interrogez-vous également sur votre rapport à la productivité et à la performance de vos équipes. Est-ce que faire des pauses régulièrement rend moins productif ? Est-ce que construire un collectif fort rend moins performant ? Pas certain…

La tasse à café, un geste écolo qui inspire vos équipes

Incitez vos collaborateurs à venir avec leur propre tasse à café.

C’est le geste écolo le plus simple. Il permet d’éviter les gobelets en carton ou en plastique. Imaginez la pollution que représentent 3 gobelets par personne, dans une entreprise de 100 personnes, pendant 218 jours de travail…

De plus, vous ferez des économies.

Mais surtout : vous découvrirez que chacun choisit soigneusement sa tasse à café. Elle devient un signe distinctif que chacun affiche avec fierté pour partager une passion, un trait d’humour, un goût particulier. Les discussions qui en découlent ne manquent pas de piquant : entre rires et complicité.

Toujours pas convaincu par la machine à café ?

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